Essas observações podem ser utilizadas para comunicação interna da oficina, informações para o cliente, comentários técnicos, anexos de arquivos e acompanhamento do atendimento.
Além disso, o sistema permite controlar quem poderá visualizar cada observação, garantindo mais organização e segurança das informações.
Caminho no sistema
Movimentação > Orçamento > Selecionar a OS > Observações
Passo a passo
Acessando as observações da Ordem de Serviço
1. Acesse o menu Movimentação.
Nesta tela, o sistema exibirá os orçamentos cadastrados.
2. Selecione a Ordem de Serviço desejada.
Ao abrir a OS, será possível visualizar todas as informações relacionadas ao atendimento.
3. Clique na aba Observações.
Ao realizar este processo, o sistema abrirá a área destinada ao registro de comentários, informações adicionais e anexos relacionados à OS.
Inserindo uma observação
1. Dentro da área de observações, clique para adicionar um novo registro.
Esta opção permitirá incluir uma nova informação vinculada à Ordem de Serviço.
2. Digite a observação desejada.
As observações podem ser utilizadas para diferentes finalidades, como:
a. comentários do mecânico;
b. informações do cliente;
c. comunicação entre funcionários;
d. registros internos da oficina;
e. informações relacionadas ao atendimento.
3. Caso necessário, anexe arquivos relacionados à OS.
O sistema também permite anexar pequenos arquivos para complementar as informações registradas.
Entre os arquivos que podem ser utilizados, estão:
· comprovantes;
· documentos fiscais;
· garantias;
· vídeos;
· outros arquivos relacionados ao atendimento.
Definindo quem poderá visualizar a observação
Ao cadastrar uma observação, o sistema permitirá definir sua visibilidade.
As opções disponíveis são:
Apenas oficina
Selecione esta opção quando a informação deve ser visualizada somente internamente pela oficina.
Esse tipo de observação normalmente é utilizado para:
· comunicação interna;
· informações administrativas;
· anotações técnicas;
· alinhamentos entre funcionários.
Apenas cliente
Selecione esta opção quando a informação deve ser exibida somente para o cliente.
Essa configuração ajuda a separar informações internas das informações compartilhadas externamente.
Oficina e cliente
Selecione esta opção quando a observação deve ficar visível para ambos.
Ao realizar este processo, a informação poderá ser utilizada tanto internamente quanto no acompanhamento do cliente.
Funcionamento das observações nos relatórios
A visibilidade da observação também influencia os relatórios gerados pelo sistema.
Quando a observação for “Apenas oficina”
· a observação não será exibida no relatório administrativo;
· a observação será exibida apenas no relatório destinado à oficina.
Quando a observação for “Apenas cliente”
O comportamento ocorre de forma inversa, exibindo a observação apenas no relatório administrativo.
Integração com a Gestão de Pátio
As observações também podem ser integradas com os cards da Gestão de Pátio.
Quando essa configuração estiver habilitada, as informações registradas na OS poderão ser replicadas automaticamente nos cards da Gestão de Pátio.
Da mesma forma, observações inseridas nos cards também poderão ser replicadas para a Ordem de Serviço.
Como habilitar a integração entre observações e cards
Caminho da configuração
Cadastros > Empresas > Selecionar empresa > Configurações > Orçamentos
Configuração necessária
Ative a opção:
Vincular observações de orçamentos e cards
Ao habilitar esta configuração:
· observações inseridas na OS poderão aparecer nos cards;
· observações inseridas nos cards poderão aparecer na OS.
Isso ajuda a manter as informações sincronizadas entre os setores que acompanham o atendimento.
Regras importantes
· As observações podem ser utilizadas para comunicação interna e externa.
· O sistema permite anexar pequenos arquivos relacionados ao atendimento.
· A visibilidade da observação define onde ela poderá ser exibida.
· Observações internas da oficina podem não aparecer em relatórios destinados ao cliente.
· A sincronização entre OS e Gestão de Pátio depende da configuração:
o Vincular observações de orçamentos e cards
· Quando a integração estiver ativa, as observações podem ser replicadas nos dois sentidos:
o da OS para os cards;
o dos cards para a OS.
Observações
· Utilize observações internas para registrar informações importantes da equipe sem compartilhar com o cliente.
· Antes de salvar uma observação, confirme corretamente quem poderá visualizá-la.
· Arquivos anexados ajudam na organização e rastreabilidade do atendimento.
· A integração com a Gestão de Pátio facilita o acompanhamento operacional do veículo durante o processo na oficina.