TREINAMENTO GRAVADO
Segue o link : Treinamento
Configurando o plano de contas
O plano de contas é a base da organização financeira da oficina, pois define como cada entrada e saída de dinheiro será classificada para análises futuras.
- Liste as principais receitas: serviços de mecânica, venda de peças, alinhamento, funilaria, etc.
- Mapeie as despesas: aluguel, água, luz, salários, impostos, compras de peças e insumos.
- Crie grupos e subgrupos no sistema (Receitas, Despesas Fixas, Despesas Variáveis, Impostos, etc.) e associe cada lançamento ao plano correto para ter relatórios confiáveis e fluxo de caixa organizado.
Cadastrando contas bancárias
O cadastro de contas bancárias permite que o financeiro da oficina reflita a realidade do caixa, bancos e formas de recebimento.
- Cadastre cada conta usada na oficina: conta corrente principal, conta de poupança, caixas físicos e contas de maquininhas/cartões.
- Defina o saldo inicial de cada conta no sistema, padronize quais lançamentos vão para cada conta (ex.: cartão de crédito, boletos, Pix) e use conciliações periódicas para garantir que o sistema bata com o extrato bancário.
Definindo condições de pagamento
As condições de pagamento bem configuradas ajudam a padronizar prazos, formas de recebimento e reduzir erros na hora de faturar serviços e peças.
- Cadastre condições como: à vista, 30 dias, 2x, 3x no cartão, boleto, Pix, e vincule cada uma à forma de pagamento correspondente.
- Para cada condição, configure prazos, juros (se existirem), descontos e a conta bancária de destino, garantindo coerência entre o financeiro do sistema e a negociação feita com o cliente.
Criando centros de custo
O centro de custo permite enxergar quais áreas da oficina consomem mais recursos e quais geram mais resultado.
- Defina centros de custo por setor (mecânica leve, suspensão, elétrica, funilaria, administrativo, estoque, etc.) ou por unidade/filial se a empresa for maior.
- Associe despesas e receitas a cada centro de custo ao lançar ordens de serviço, compras e pagamentos, para depois analisar a rentabilidade de cada área nos relatórios do sistema.
Realizando diagnósticos
O diagnóstico bem registrado evita retrabalho, ajuda na venda do serviço e cria histórico técnico do veículo.
- Ao receber o veículo, registre no sistema as reclamações do cliente, quilometragem, condições observadas e testes iniciais realizados.
- Use campos de diagnóstico para descrever problemas identificados, separar o que é urgente do que é preventivo e vincular esses itens ao orçamento que será apresentado ao cliente.
Compra vinculada ao orçamento
A compra vinculada ao orçamento reduz estoque excessivo e conecta diretamente a necessidade da OS com o fornecedor.
- Após aprovar o orçamento com o cliente, gere a necessidade de compra das peças diretamente a partir dos itens aprovados, marcando apenas o que não há em estoque.
- Emita o pedido de compra vinculado à OS, receba as peças no sistema e já atualize o estoque e o financeiro, garantindo que custo e venda fiquem corretamente relacionados.
Correção de estoque
A correção de estoque é essencial para alinhar o que o sistema mostra com o que existe fisicamente na prateleira.
- Identifique divergências entre o saldo do sistema e o estoque físico, seja por contagem rotativa, inventário parcial ou conferência por família de produto.
- Lance ajustes de entrada ou saída justificando o motivo (perda, erro de lançamento, quebra, uso interno) para manter a rastreabilidade das correções e evitar distorções no custo.
Inventário de estoque
O inventário periódico garante controle, reduz perdas e dá base para decisões de compra.
- Planeje um inventário geral ou por setores, gere a listagem de produtos no sistema e realize a contagem física, evitando movimentações durante o processo para não distorcer resultados.
- Após a contagem, registre no sistema as quantidades reais, aplique os ajustes sugeridos e gere relatórios para identificar itens parados, muito vendidos e produtos com alto índice de divergência.
Venda direta
A venda direta é indicada para comercialização de peças ou produtos sem abertura de ordem de serviço.
- Cadastre o cliente (ou venda como consumidor final, se o sistema permitir), selecione as peças ou produtos, defina condição de pagamento e finalize a venda emitindo o documento fiscal adequado.
- Garanta que cada venda direta atualize automaticamente estoque, contas a receber e fluxo de caixa, mantendo a visão financeira integrada com as demais operações da oficina.