O que é
Toda vez que um fornecedor emite uma NF-e para o CNPJ da sua oficina, essa nota fica registrada na SEFAZ. A manifestação do destinatário é a resposta da oficina a essa nota: dizer que sabe que ela existe, confirmar que a compra aconteceu ou avisar que não reconhece a operação.
Com isso, a oficina acompanha tudo o que foi emitido contra o seu CNPJ e evita que alguém use os dados da empresa em notas que ela não pediu.
Pontos importantes antes de começar:
- O Ultracar não busca as notas sozinho. É você quem faz a consulta, no botão Pesquisar notas a manifestar.
- A manifestação é definitiva. Ela é enviada à SEFAZ e não pode ser desfeita.
- Manifestação feita em outro sistema não aparece no Ultracar. Se a nota foi manifestada em outro programa ou no portal da SEFAZ, essa informação não chega à lista do Ultracar.
Passo a passo
Pesquisar as notas na SEFAZ
- No menu, clique em Fiscal > Manifestação do Destinatário.
No menu Fiscal, o item Manifestação do Destinatário fica logo abaixo de Nota Fiscal. - No canto direito, clique em Pesquisar notas a manifestar.
O botão Pesquisar notas a manifestar fica ao lado de Manifestar notas selecionadas. - Na janela Pesquisar notas manifestadas, escolha a Empresa.
A janela pede a Empresa, o tipo de Consulta DFE e o número a pesquisar. - Em Consulta DFE, escolha NSU para trazer as notas a partir de um número, NSU Único para buscar um documento só, pelo número dele, ou Chave para buscar uma nota pelos 44 dígitos da chave de acesso. Depois, preencha o campo que aparece abaixo (NSU ou Chave).
A lista Consulta DFE tem as opções NSU, NSU Único e Chave. - Clique em Pesquisar e aguarde a resposta da SEFAZ.
Dica: se a SEFAZ responder 137 – Nenhum documento localizado, não há nota nova para o CNPJ naquele momento. Espere pelo menos 1 hora antes de consultar de novo (veja "Cuidados com as consultas").
Consultar a lista de notas
- Em Empresa, escolha a empresa. A lista mostra Situação, Data, NSU, NFE (a chave da nota), Fornecedor e Valor de cada nota.
A coluna Situação mostra em que pé está cada nota recebida. - Para achar uma nota, use os filtros Situação, NSU, Chave Nota e Fornecedor.
O filtro Situação traz Pendente, Confirmação da operação, Ciência da Emissão, Desconhecimento da Operação e Operação não Realizada.
Registrar a manifestação
- Marque a caixa da nota (ou de várias notas) e clique em Manifestar notas selecionadas.
Com a nota marcada, o botão Manifestar notas selecionadas fica liberado. - Na janela Manifestar notas fiscais selecionadas, escolha o Tipo (veja a tabela abaixo).
A lista Tipo tem Confirmação da Operação, Ciência da Emissão, Desconhecimento da Operação e Operação não Realizada. - Se escolher Operação não Realizada, preencha o Motivo. Ele passa a ser obrigatório.
Com Operação não Realizada, o campo Motivo fica obrigatório (asterisco vermelho). - Clique em OK para enviar a manifestação à SEFAZ.
O botão OK envia a manifestação das notas marcadas.
Para manifestar uma nota só, você também pode usar o lápis da coluna Ações, na linha da nota. Ele abre a janela Edição de nota, com os mesmos campos Tipo e Motivo.
O lápis da coluna Ações abre a manifestação de uma nota só.
Tipos de manifestação
Tipo | Quando usar |
|---|---|
Ciência da Emissão | A oficina sabe que a nota existe, mas ainda não confirma a compra. Libera o XML completo e pode ser trocada depois por uma manifestação final. |
Confirmação da Operação | A compra aconteceu e a mercadoria foi recebida. |
Desconhecimento da Operação | A oficina não reconhece essa compra. |
Operação não Realizada | A compra foi combinada, mas não aconteceu (por exemplo, a mercadoria foi recusada). Exige um motivo. |
Na dúvida sobre qual tipo escolher, fale com a contabilidade.
O que significa cada situação
- Pendente: A SEFAZ mandou só o resumo da nota. O XML completo só é liberado depois da manifestação.
- Sem situação: A SEFAZ mandou o XML da nota, mas sem dizer se já houve manifestação.
- Ciência da Emissão: A oficina já deu ciência.
- Confirmação da operação · Desconhecimento da Operação · Operação não Realizada: Manifestação final já registrada.
Cuidados com as consultas
A SEFAZ entrega as notas em lotes e controla cada documento por um número chamado NSU (Número Sequencial Único). É por ele que a consulta sabe de onde continuar.
- Espere pelo menos 1 hora entre uma consulta e outra.
- Se a consulta responder 137 – Nenhum documento localizado, ou se o último NSU for igual ao maior NSU (não há documento novo), espere no mínimo 1 hora antes de pesquisar de novo.
- Consultas seguidas, sem esse intervalo, podem gerar a rejeição 656 – Consumo indevido e um bloqueio temporário da SEFAZ. Ela pode aparecer mesmo respeitando 1 hora, quando outro sistema também consulta as notas do mesmo CNPJ.