GESTÃO DE PÁTIO (Acompanhamento)
Para que serve a aba de Gestão de Pátio?
A aba de Gestão de Pátio foi desenvolvida para facilitar a visualização e o acompanhamento dos processos de orçamento e serviços dentro da oficina. Com ela você consegue:
- Visualizar o andamento das atividades em formato kanban e calendário
- Arrastar orçamentos de uma coluna para outra, alterando o status de forma prática
- Criar novas atividades
- Editar ou criar novos status de acordo com a necessidade da oficina
Como criar uma nova atividade?
Siga estes passos:
- Clique em Nova Atividade
- Preencha os campos:
- Empresa (obrigatório)
- Orçamentista responsável (obrigatório)
- Cliente (obrigatório)
- Veículo (opcional)
- Status (opcional)
- Observações iniciais (opcional)
- Gerar orçamento ao salvar (opcional) → deixe desmarcado se não quiser gerar o orçamento no mesmo momento
- Saída prevista (obrigatório)
- Clique em Salvar para criar a atividade
- Será gerado um card com as informações. Ao clicar nele, você consegue visualizar ou editar os dados
- Se foi criado como agendamento, o orçamento pode ser gerado depois, dentro da própria atividade, clicando em Gerar Orçamento
Qual é a diferença entre marcar "Gerar orçamento" ou deixar desmarcado?
- Marcado: O orçamento é criado imediatamente junto com a atividade
- Desmarcado: A atividade é criada como agendamento incerto. O orçamento pode ser gerado depois, dentro da própria atividade, se o serviço for confirmado
Isso é útil quando você ainda não tem certeza se o cliente irá efetivamente trazer o veículo.
Quais são os filtros disponíveis na tela de acompanhamento?
Você pode filtrar por:
- Placa (exibir ou ocultar)
- Orçamentista (visualizar atividades de um responsável específico)
- Datas (entrada, criação ou entrega)
- Clientes (atividades de um cliente específico)
- Placa (filtro direto pela placa do veículo)
Esses filtros facilitam a localização rápida de orçamentos e serviços.
Como alterar o status de uma atividade?
Existem duas formas:
- Arrastar e soltar: Na visualização kanban, clique e arraste o card da atividade de uma coluna para outra
- Editar manualmente: Abra o card e altere o status no campo Status
A mudança é refletida imediatamente no quadro kanban.
Como gerenciar os status no sistema?
Siga estes passos:
- Clique em Gerenciar Status
- Você verá todos os status já criados
- Para cada status, você pode editar ou excluir
- Para criar um novo status, clique em Adicionar Status e preencha:
- Nome do status (ex.: "Aguardando Peça")
- Tipo de status: se representa abertura, progresso ou finalização da OS
- Cor de identificação (para facilitar visualização)
- A ordem dos status pode ser alterada arrastando os cards. Essa alteração será refletida nas colunas do kanban
Qual é a diferença entre visualizar em Kanban e Calendário?
- Kanban: Mostra as atividades organizadas em colunas por status. Ideal para acompanhar o fluxo de trabalho e arrastar cards entre etapas
- Calendário: Mostra as atividades distribuídas em uma visualização de datas. Ideal para visualizar prazos e datas de entrega
Você pode alternar entre as duas visualizações conforme sua necessidade.
PÁTIO (Diário)
Para que serve a aba de Pátio (Diário)?
A aba de Pátio (Diário) foi desenvolvida para acompanhamento diário da oficina. Com ela você consegue:
- Criar e gerenciar diários de produção
- Acompanhar os serviços atribuídos a cada funcionário
- Controlar o andamento dos serviços em tempo real
- Utilizar situações (diferente dos status) para identificar a etapa de execução diária
É a ferramenta ideal para gerenciar a produção dia a dia.
Quais são os pré-requisitos para criar um Diário?
Para criar um diário, é necessário que:
- O orçamento possua serviços definidos
- Cada serviço tenha um funcionário responsável atribuído
Se essas condições não forem atendidas, o card não aparecerá na lista para criação do diário.
Como criar um Diário de Produção?
Siga estes passos:
- Clique em Criar Diário
- Será aberta uma lista com todos os cards que possuem serviços com funcionários já definidos
- Selecione os serviços que serão executados no dia
- Clique em Salvar
- Após salvar, os cards selecionados aparecerão em formato kanban e poderão ser movimentados entre as colunas
Os cards estarão prontos para acompanhamento diário.
O que são "Situações" e como diferem dos "Status"?
- Status: Utilizados na aba de Gestão de Pátio (Acompanhamento) para indicar o andamento geral do orçamento e serviço
- Situações: Utilizadas na aba de Pátio (Diário) para indicar o andamento diário específico da execução
As situações são mais granulares e focadas no dia a dia operacional.
Como gerenciar as Situações?
Siga estes passos:
- Clique em Gerenciar Situações
- Você verá todas as situações já criadas
- Para cada situação, você pode editar ou excluir
- Para criar uma nova situação, clique em Adicionar Situação
- Importante: É obrigatório ter uma situação definida como padrão
As situações personalizadas ajudam a refletir melhor a realidade operacional da sua oficina.
Como o funcionário executa os serviços no Diário?
O funcionário segue estes passos:
- Acessa o card atribuído a ele
- Dentro do serviço, estará disponível um contador de tempo, configurado de acordo com a duração estimada
- O funcionário poderá:
- Iniciar o contador
- Pausar o contador (se necessário)
- Finalizar o contador
- Após finalizar, o serviço será marcado como concluído e o card refletirá a execução
O contador de tempo ajuda a rastrear a produtividade e o cumprimento de prazos.
Como adicionar novos serviços a um Diário já criado?
Siga estes passos:
- Clique em Editar Diário
- Clique em Adicionar Serviços
- Selecione os serviços desejados
- Clique em Salvar
Os novos serviços serão incorporados ao diário do dia.
Como fechar um Diário?
Siga estes passos:
- Após a conclusão das atividades do dia, clique em Fechar Diário
- Será exibida uma tela de confirmação
- Clique em Fechar novamente para confirmar
⚠️ Atenção: Ao fechar o diário, ele será arquivado e os serviços não poderão mais ser editados. Certifique-se de que todas as atividades foram concluídas antes de fechar.
CHECKLIST EXPRESS
Para que serve o Checklist Express?
O Checklist Express é usado para fazer verificações rápidas e personalizadas em qualquer veículo. Ele ajuda a:
- Organizar inspeções de forma estruturada
- Vincular serviços e peças relacionados aos itens verificados
- Compartilhar resultados com o cliente
- Aumentar a transparência e documentar o estado do veículo
Como criar um Checklist personalizado?
Siga estes passos:
- Clique em Novo Checklist
- Preencha os dados iniciais:
- Descrição (nome do checklist, ex.: "Inspeção de Freios")
- Tipo de veículo (ou deixe em branco para todos os tipos)
- Empresa
- Marque Exibir preços no compartilhamento se desejar mostrar valores ao cliente
- Adicione os itens de verificação (ex.: rodas, freios, óleo, bateria)
- Para cada item, escolha a prioridade (alta, média ou baixa)
- Clique em Adicionar para cada item
- Para cada item, vincule os serviços/peças relacionados (opcional)
- Clique em Salvar Checklist
Seu checklist estará pronto para uso! 😀
Como acessar o Checklist Express?
Existem duas formas:
- Pela primeira vez:
- Entre no Ultracar
- Clique em Gestão de Pátio
- Acesse Checklist Express
- A partir de uma atividade existente:
- Abra a atividade/orçamento
- Clique em Gerar Checklist
Como utilizar um Checklist em uma inspeção?
Você tem duas formas:
Opção 1 - Criar uma nova análise:
- Acesse Checklist de Veículos > Nova Análise
- Insira a placa do veículo
- Selecione o veículo no sistema
- Escolha o checklist que deseja usar
- Comece a verificação
Opção 2 - Gerar a partir de uma atividade:
- Abra uma atividade existente
- Clique em Gerar Checklist
- Escolha o template de checklist
- Comece a verificação
Como fazer a verificação dos itens?
Para cada item do checklist:
- Marque Ok se o item está em bom estado
- Marque Não se há problemas
- Se marcar Não, você pode:
- Adicionar observações detalhadas
- Usar o microfone para descrever verbalmente
- Anexar imagens do problema
- Aprove ou recuse os serviços/peças vinculados ao item
- Se necessário, inclua itens extras não previstos no checklist original
Quanto mais detalhes, melhor será a comunicação com o cliente!
Como compartilhar o Checklist com o cliente?
Siga estes passos:
- Clique em Compartilhar
- Escolha o tipo de compartilhamento:
- Link: Gera um link que o cliente pode acessar
- WhatsApp: Envia o checklist diretamente para o cliente via WhatsApp
- O cliente receberá a inspeção e poderá:
- Revisar os itens verificados
- Aprovar ou recusar serviços e peças
- Assinar digitalmente para concordar com os serviços
Isso aumenta a transparência e reduz discussões futuras sobre o que foi identificado.
O que fazer após o cliente responder o Checklist?
Após receber a resposta do cliente, você tem três opções:
- Fechar checklist sem gerar orçamento
- Use quando a inspeção foi apenas informativa
- Gerar orçamento
- Cria um orçamento com os serviços aprovados pelo cliente
- Gerar orçamento + criar atividade vinculada
- Cria o orçamento E já abre uma atividade na Gestão de Pátio para executar os serviços
- Essa opção agiliza a transição entre inspeção e execução
Dicas importantes para usar o Checklist Express
Para aproveitar melhor a ferramenta:
- Personalize: Crie checklists específicos conforme os tipos de serviço da sua oficina
- Use fotos: Sempre anexe imagens para deixar claro o estado do veículo
- Detalhe observações: Quanto mais informação, melhor a transparência
- Compartilhe sempre: Aumenta a confiança do cliente e reduz questionamentos
- Vincule serviços: Agiliza a criação do orçamento e evita omissões
BOAS PRÁTICAS GERAIS
Qual é a sequência recomendada de uso das abas?
Para um fluxo completo, siga esta sequência:
- Checklist Express
- Fazer a inspeção do veículo
- Compartilhar com o cliente
- Aguardar aprovação
- Gestão de Pátio (Acompanhamento)
- Criar atividade baseada no checklist aprovado
- Gerar orçamento
- Gerenciar status dos orçamentos
- Pátio (Diário)
- Criar diário com os serviços do dia
- Acompanhar execução em tempo real
- Controlar prazos e produtividade
- Fechar diário ao final do dia
Como garantir melhor organização e acompanhamento?
Siga estas práticas:
- Mantenha status e situações atualizados
- Use nomes descritivos e cores consistentes
- Revise e customize conforme necessário
- Use os filtros regularmente
- Filtre por orçamentista para avaliar desempenho
- Filtre por datas para identificar atrasos
- Atribua funcionários aos serviços
- Sempre indique o responsável no orçamento
- Isso permite criar diários automáticos
- Feche diários todos os dias
- Mantenha histórico atualizado
- Facilita análise de produtividade
- Documente com fotos e observações
- Especialmente no Checklist Express
- Reduz conflitos com clientes
Quais métricas posso acompanhar com essas ferramentas?
Você consegue acompanhar:
- Tempo de permanência do veículo (do orçamento até a conclusão)
- Produtividade por funcionário (via diários e contador de tempo)
- Taxa de aprovação de serviços (via Checklist Express)
- Fluxo de orçamentos (visualização kanban)
- Cumprimento de prazos (comparação entre saída prevista e real)
- Distribuição de carga entre orçamentistas e funcionários
Essas métricas ajudam a identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
O que fazer se um funcionário não conseguir terminar um serviço no prazo?
Você pode:
- Pausar o contador de tempo (não precisa finalizar)
- Deixar o card em uma situação específica (ex.: "Aguardando Peça", "Problema Encontrado")
- Adicionar observações sobre o motivo do atraso
- Transferir o serviço para outro funcionário se necessário
- Continuar no próximo diário e reabrir o serviço
O importante é documentar para análise posterior e comunicar ao cliente se o prazo for afetado.
Posso voltar atrás em uma ação já realizada?
Depende da ação:
- Status/Situação: Sim, é fácil clicar e arrastar para outro status ou editar manualmente
- Diário fechado: Não, um diário fechado não pode ser reabertor. Você precisará criar um novo diário se necessário
- Serviço concluído: Pode editar dentro da atividade, mas o histórico será mantido
- Checklist finalizado: Pode visualizar e exportar, mas não editar
Dica: Sempre verifique antes de fechar um diário ou finalizar um checklist!
Como usar o Ultracar para aumentar transparência com clientes?
Use estas funcionalidades:
- Checklist Express → Compartilhe inspeções com fotos e observações
- Visualizar orçamento → Cliente acessa o orçamento gerado
- Status visível → Comunique ao cliente em qual etapa o veículo está
- Data de entrega prevista → Deixe claro quando o veículo ficará pronto
- Assinatura digital → Documentar aprovações no checklist
Tudo isso reduz dúvidas e aumenta a confiança.😉
Qual é o papel da "Saída Prevista"?
A Saída Prevista é a data em que você se compromete a entregar o veículo ao cliente. Ela:
- Aparece no card da atividade
- É usada como referência nos filtros de data
- Ajuda no planejamento de capacidade da oficina
- Deve ser realista e comunicada ao cliente
Dica: Sempre adicione uma margem de segurança (1-2 dias) para evitar atrasos.
Termos Importantes
Atividade - Uma tarefa/orçamento na Gestão de Pátio que representa o serviço de um cliente
Status - Estado geral do orçamento/serviço (ex.: "Aguardando", "Em Execução", "Finalizado")
Situação - Estado específico do serviço no diário de produção do dia
Diário - Registro diário das atividades executadas, com acompanhamento de funcionários
Checklist Express - Ferramenta de inspeção rápida com possibilidade de compartilhamento
Orçamentista - Responsável por criar e acompanhar os orçamentos
Contador de Tempo - Cronômetro configurável para controlar a duração da execução
Kanban - Visualização das atividades em colunas por status
Compartilhamento - Envio do checklist para o cliente via link ou WhatsApp
Vídeo - Gerenciar Status
Aprenda a gerenciar os status do orçamento e acompanhamento no Sistema Ultracar e no Ultracar Gestão de Pátio! 🚀
Neste vídeo, vamos te mostrar três formas de configurar e atualizar os status para facilitar o acompanhamento dos processos:
✅ No menu de configurações do Sistema Ultracar.
✅ Diretamente dentro de um orçamento.
✅ No Gestão de Pátio, organizando as colunas do Kanban.
Com essas dicas, você terá mais controle sobre suas movimentações e poderá estruturar melhor suas atividades. 📊
Vídeo - Gerar Atividade
Neste vídeo, você aprenderá como criar uma atividade na Gestão de Pátio a partir da tela de acompanhamento no sistema Ultracar. Vamos mostrar o passo a passo para acessar a funcionalidade, preencher os campos obrigatórios e opcionais, gerar um orçamento e visualizar a atividade nos modos Kanban ou Calendário. Assista e facilite sua gestão de atividades! 🚗✅
Última atualização: Dezembro 2025